En artículos pasados hemos platicado sobre las oportunidades que hay para la exportación, y la manera en la que se pueden aprovechar los Tratados y Acuerdos comerciales que tiene México para facilitar el acceso a nuevos mercados. Hemos también abordado el tema de regulaciones no arancelarias, es decir, los requisitos que deben cumplir tus productos para poder entrar a un mercado extranjero (haz clic aquí para conocer más de esto).
Todos éstos se podrían considerar como factores externos relacionados con la internacionalización de una empresa a través de la exportación, en esta ocasión te queremos platicar sobre dos elementos internos de tu empresa que son vitales para que logres incursionar con éxito en el Comercio Internacional, los elementos a los que nos referimos son el equipo de trabajo y las herramientas tecnológicas. Por supuesto que hay otros factores internos relevantes como la capacidad financiera, la capacidad de producción y el producto como tal, pero hoy nos queremos enfocar solamente en hablar de las características que debe tener tu equipo, y los sistemas que deberás considerar al momento de exportar.
Equipo de trabajo
En empresas Pyme es muy común que, al empezar a exportar, no se tenga una persona en específico encargada de atender todos los procesos que se deriven de la venta internacional, esta labor por lo general llega a recaer en las áreas de administración, ventas o inclusive, en las actividades que realiza el dueño o director general de la empresa. Si bien en un inicio es entendible que la empresa no tenga el recurso humano especializado o enfocado en Comercio Intencional, conforme van incrementando los volúmenes y la frecuencia de las ventas al extranjero, se convierte en un tema fundamental el contar con un equipo de trabajo que pueda dar seguimiento a estos requerimientos.
Hacemos énfasis en la palabra equipo dado que, en ocasiones, nos han preguntado quién es la persona o área que debería asumir las labores de comercio internacional, y qué perfil debería tener. Nuestra respuesta: no basta con sólo una persona, el poder dar respuesta a la demanda del mercado internacional es labor de un conjunto de personas con perfiles distintos que se complementan, es decir, de un equipo de trabajo. A continuación, te detallamos las principales áreas involucradas en la exportación, el rol y, las características que debiera tener cada una de éstas.
Ventas y servicio al cliente
Es tu vínculo entre tu marca y tu cliente. Esta área será la responsable de dar respuesta a cualquier pregunta que haga tu cliente sobre tus productos y sobre tus políticas de envío. Es fundamental que tu equipo de ventas y servicio al cliente tenga un dominio del idioma inglés, en función de tu mercado objetivo, también podría ser relevante el dominio de un tercer idioma.
Es importante que el personal de esta área esté en constante capacitación sobre temas de servicio al cliente, manejo de objeciones y negociación. Además, deben tener un conocimiento total de los productos, de manera que puedan resaltar sus atributos al momento de presentarlos a un cliente potencial.
Logística
Es el área que facilitará el envío del producto. Se encargará de programar la recolección, dar seguimiento a los trámites aduanales de exportación, y brindar toda la información que se pudiera requerir para el despacho de importación y entrega en el punto acordado. Esta área también será la responsable de corroborar las regulaciones Arancelarias y No Arancelarias que se pudieran requerir en el mercado objetivo, de manea previa a que se realice un envío. Parte de sus tareas será vigilar el cumplimiento de estas regulaciones y preparar la documentación aplicable.
El equipo del área de Logística debe tener conocimientos de Comercio Internacional, principalmente en los temas relacionados con Clasificación Arancelaria, Regulaciones Arancelarias y Tratados Internacionales, Regulaciones No Arancelarias, Transporte, Manejo de INCOTERMS® y, Legislación y Procedimientos Aduanales. Al igual que en el equipo de Ventas, es importante que los miembros del área de Logística tengan dominio del idioma inglés, y que se encuentren en constante actualización en los distintos temas relacionados con Comercio Exterior, principalmente en el cumplimiento de normativas y procedimientos aduanales.
Administración
Esta área es vital para para asegurar que se pueda emitir la factura de manera adecuada, la factura es el documento base para el resto de los documentos como, la lista de empaque y el Certificado de Origen (haz clic aquí para conocer más sobre documentos para exportación).
De igual manera, Administración tendrá que definir las formas y medios de pago que se estarán utilizando en función del tipo de cliente y mercado objetivo.
Es importante que el equipo de Administración esté familiarizado con el Complemento de Comercio Exterior del sistema de facturación, y que se encuentren actualizados en los lineamientos que va estableciendo el SAT (al menos en el caso de México), para la emisión de comprobantes fiscales cuando se trata de ventas de exportación.
Producción
El equipo de producción tiene que vigilar el cumplimiento de las normas, regulaciones y estándares de calidad que le pudieran aplicar a los productos en sus distintos mercados objetivo. Será esta área la que pueda proporcionar toda la información técnica del producto al cliente, y también al Agente Aduanal para su correcta Clasificación Arancelaria.
Un equipo de producción actualizado en las normativas aplicables a los productos en sus mercados objetivo, será parte de la clave del éxito para poder empezar a exportar sin riesgo de que se detenga la mercancía en aduana por omisión de alguna normativa.
Herramientas tecnológicas
Una vez que hablamos de las características del equipo, no podemos dejar de hablar de los sistemas que ayudarán a que la información fluya de manera sencilla entre las distintas áreas, y también hacia el exterior con los clientes y demás involucrados en el proceso de exportación, como podría ser la Agencia Aduanal y empresa de transporte.
Sistema ERP
El primer sistema por considerar es un ERP con la función para gestionar inventarios (Enterprise Resource Planning), en éste se podrá ver el registro de todos los recursos con los que cuenta la organización, desde materias primas hasta productos terminados. Aquí se pueden ver las piezas en inventario y su estatus de entrada o salida del almacén. Este sistema será principalmente de gran ayuda para las áreas de Producción y Logística, aunque también deberá ser utilizado por el área de Ventas para conocer las piezas disponibles para envío o entrega inmediata. Un ERP tiene múltiples funciones, sin embargo, éstas son las más relevantes para un equipo de Comercio Exterior.
Sistema CRM
Otro sistema importante es el CRM (Customer Relationship Management). A través del CRM será posible dar seguimiento de manera más ordenada al cumplimiento de las órdenes de compra de los clientes. Este sistema tiene como objetivo optimizar la relación entre la empresa y los clientes al monitorear todas las interacciones que tienen los clientes a través de los distintos canales de comunicación disponibles. El CRM también almacena toda la información de los clientes como nombre, medios de contacto, comportamiento de compra y preguntas que han hecho (tickets de soporte). Todo esto es de gran ayuda para poder buscar una mejora continua en la experiencia de compra.
¿Tienes alguna duda inmediata o algo que quieras saber sobre cómo exportar tus productos?
¡Conócenos, podemos ayudarte!
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Recuerda que en FTS podemos ayudarte con todo lo que involucra el proceso de exportación, podemos trabajar con tu equipo como asesores o capacitadores, o si lo requieres, nos podemos convertir en tu Departamento de Comercio Exterior.
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