¿Sabías que de acuerdo con los artículos 36A y 59 de la Ley Aduanera, los exportadores e importadores están obligados a llevar un expediente electrónico de todas las operaciones que realicen?
De no llevarlos o no tenerlos completos, los contribuyentes (exportadores o importadores) podrían ser sujetos a multas por parte del SAT.
A continuación te compartimos los documentos que debes tener en tus expedientes digitales de comercio Exterior:
Exportaciones
Pedimento de Exportación completo y Pedimento simplificado
Factura comercial (CFDI)
Documentos que acrediten el cumplimiento de las Regulaciones no Arancelarias
Certificado de Origen
Documento de transporte
Archivo digital de acuses de movimientos realizados ante VUCEM para efectos de la exportación (DODA, acuse de transmisión del COVE, acuses generado por la digitalización de cada e-document).
Importaciones
Pedimento de Importación Completo y Pedimento simplificado
Factura Comercial
Documentos que acrediten el cumplimiento de las Regulaciones no Arancelarias
Certificado de Origen
Documento de transporte
Manifestación de Valor
Hoja de cálculo
COVE
Archivo digital de acuses de movimientos realizados ante VUCEM para efectos de la exportación (DODA, acuse de transmisión del COVE, acuses generado por la digitalización de cada e-document).
De manera general te sugerimos también integrar en el expediente los siguientes archivos, con la finalidad de que tengas un respaldo más completo de todas tus operaciones:
Lista de Empaque
Encargo Conferido
Carta Encomienda
Facturas de servicios de logística
Por último, te compartimos algunas sugerencias para que puedas mantener tus expedientes de Comercio Exterior correctos y completos:
Designa a una persona de tu equipo como encargada de la recopilación y revisión de los documentos para cada operación. Esta persona deberá tener acceso a toda la información relacionada con la compa o venta al exterior, de manera que pueda corroborar la veracidad de los datos declarados en los documentos y archivos digitales.
Antes del cierre de cada operación, esta persona deberá revisar el pedimento y todos los documentos generados por la exportación e importación. Recuerda que debe haber una concordancia entre éstos en cuanto a montos, INCOTERMS, fracciones arancelarias, descripciones y números de serie de las mercancías (si aplica), datos del exportador y datos del importador.
Te recomendamos tener una carpeta de cada operación. Lo ideal es que el nombre de la carpeta corresponda al número de pedimento generado. Esta es una manera más fácil de ubicar la información en caso de una Auditoría por parte del SAT.
No olvides crear respaldos y actualizarlos de manera regular.
Es importante que se realicen auditorias preventivas, con la finalidad de detectar y enmendar cualquier irregularidad, antes de que ésta sea identificada por las autoridades. De esta manera se reduce el riesgo de multas.
Recuerda que en FTS podemos ayudarte a resolver cualquier duda que tengas sobre el manejo adecuado de tus expedientes de Comercio Exterior.
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